- ניהול השירות ביחידה
- אחריות על השירות האדמיניסטרטיבי ביחידה, בהתאם למדיניות ונהלי מאוחדת
- ייזום תהליכים לשיפור השירות, לרבות זמני המתנה וזמינות התורים
- ניהול יומי של העבודה והעומסים במזכירות באמצעות מערכות תומכות כגון: Qflow, ניטור שיחות, CRM
- אחריות על סגירת מעגל הטיפול בלקוח עפ"י צורכי היחידה: התחייבויות, אישורי תרופות, החזרים, בקשות לרופאים, קופה, פניות לקוחות
- אחריות על עמידה ביעדים כולל: גיוס , שימור ושביעות רצון לקוחות
- ניהול ספר השירותים של היחידה (ניהול יומנים)
- ניהול ישיר ומקצועי של מזכירים/ות רפואיים/ות
- הדרכה וחניכה של מזכירים/ות רפואיים/ות ביחידה
- בקרה על הידע המקצועי, איתור פערי ידע ואחריות על השלמתו
- מעקב אחר השתתפות בהדרכות
- בחינה והטמעה של תהליכי עבודה ונהלים
- מתן מענה ותמיכה מקצועית בזמן אמת
- אחריות על קליטת מזכיר/ה רפואי/ת חדש/ה
- אחריות להיערכות ומוכנות המזכירים/ות לעמידה בסטנדרטים בהתאם ל דרישות הרגולציה
- הערכות עובדים
- ניהול נוכחות – בתיאום עם מנהל/ת היחידה, לרבות סידורי עבודה, אישור נוכחות, אישור היעדרויות
- אחריות על התפעול השוטף של היחידה, כולל: בטיחות, ציוד, ניקיון, אחזקה, הפקדות, הכנה לשע"ח
- לקיחת חלק פעיל בצוות ניהול היחידה, כגון: השתתפות בהנעת תהליכים ובישיבות צוות
- עבודה בפועל כמזכיר/ה רפואי/ת ביחידה
- דיווח שוטף למנהל/ת הישיר/ה
דרישות סף:
השכלה:
- לפחות תעודת בגרות מלאה או חלופה מוכרת לבגרות (מכינה קדם אקדמאית, תעודת סמינר לבנות, מבחני חוץ) או במהלך לימודי תואר ראשון שנה שלישית ומעלה
- תעודת סיום קורס מזכירות רפואית ממוסד מוכר או ניסיון בעבודה של שלוש שנים כמזכיר/ה רפואי/ת בפועל בארגון בריאות
ניסיון:
- ניסיון של שנתיים לפחות כמזכיר/ה רפואי/ת
יתרון:
- שליטה בתוכנות מחשב – Office, SAP. CRM
מיומנויות:
- יכולת ניהול והובלת צוות
- מקצועיות ומקצוענות
- תקשורת ויחסי אנוש מעולים
- אוריינטציה שירותית
- יכולת התמודדות במצבי שרות מורכבים
- יכולת עבודה עצמאית
- יוזמה
- המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד
- תינתן עדיפות למועמדים/ות עם מוגבלות
- נא צרף/י תעודות השכלה והכשרה רלבנטיים
